前言：告別手寫，打造專業商務形象
在現代數位化的辦公環境中，儘管電子郵件已成為主流溝通方式，但在寄送正式合約、邀請函、實體發票或感謝卡時，實體信件仍然佔有不可取代的地位。許多人在面對實體信件時，往往習慣手寫信封，這不僅耗時，若字跡不工整更容易影響專業形象。
學會如何用Word做信封，不僅能大幅提升工作效率，還能確保每一封寄出的信件都擁有統一、整潔且專業的排版。無論是單一信件的快速列印，還是針對客戶名單的批量製作，Word 內建的功能都能輕鬆應對。本篇文章將深入解析從版面設定、印表機進紙方向調整，到合併列印的每一個細節，協助您精準掌握信封製作技巧。
方法一：使用 Word 內建「信封」功能（適合單張製作）
這是最快速、最直接的方法，適合臨時需要寄送一兩封信件的情況。Word 已經將標準的信封格式整合在「郵件」功能區中。
步驟 1：開啟信封設定視窗
首先開啟 Word 文件（可以是空白文件），在上方功能表列中點選 「郵件」 (Mailings) 頁籤，接著在最左側的「建立」群組中，點擊 「信封」 (Envelopes) 按鈕。這時會彈出一個「信封與標籤」的對話視窗。
步驟 2：輸入收件與寄件資訊
在彈出的視窗中，您會看到兩個主要的文字輸入區塊：
收件者地址 (Delivery address)： 在此輸入收信人的完整地址與姓名。您可以直接打字，或是點選右側的通訊錄圖示從 Outlook 聯絡人中匯入。
寄件者地址 (Return address)： 輸入您的公司地址或個人地址。如果您使用的是印有公司抬頭的預印信封，可以勾選下方的 「省略」 (Omit) 選項，這樣 Word 就不會重複列印寄件地址。
步驟 3：設定信封尺寸與字型（關鍵步驟）
許多人列印失敗的原因都在於忽略了這個步驟。請點擊視窗中的 「選項」 (Options) 按鈕，進入「信封選項」頁籤：
信封大小 (Envelope size)： 下拉選單中提供了各種國際標準尺寸。
Size 10 (Com-10)： 一般商務長信封常見尺寸（約 10.5 x 24.1 cm）。
DL： 適合放入折成三摺的 A4 紙張（11 x 22 cm）。
自訂大小： 如果您的信封尺寸特殊，請選擇清單最下方的「自訂大小」，並手動輸入寬度與高度。
字型設定： 您可以分別點擊收件者與寄件者旁邊的「字型」按鈕，調整字體大小、樣式（如標楷體、微軟正黑體）與顏色，以符合品牌形象。
步驟 4：確認列印選項與進紙方式
在同一個選項視窗中，切換到 「列印選項」 (Printing Options) 頁籤。這是最容易出錯的環節：
進紙方式 (Feed method)： Word 會根據您連接的印表機型號，自動建議信封該「置中」還是「靠右」放置，以及是「面朝上」還是「面朝下」。請務必查看印表機本身的圖示，並確保 Word 畫面上的設定與實際印表機托盤的標示一致。
順時針旋轉 (Clockwise rotation)： 若預覽圖看起來方向不對，可勾選此選項進行調整。
設定完成後按下確定，將信封放入印表機，點擊 「列印」 即可。
方法二：使用「合併列印」功能（適合大量寄送）
當您需要寄送尾牙邀請函或客戶通知信，數量多達數十甚至上百封時，一筆一筆輸入地址是不切實際的。這時就需要結合 Excel 資料庫進行「合併列印」。
步驟 1：準備 Excel 資料表
在開始 Word 操作前，請先整理好一份 Excel 檔案。第一列必須是標題列，例如：「姓名」、「地址」、「郵遞區號」、「職稱」。請確保資料內容乾淨，沒有合併儲存格。
步驟 2：啟動合併列印精靈
回到 Word，依序點選 「郵件」 > 「啟動合併列印」 > 「信封」。接著選擇您的信封尺寸（如前述方法一的設定）。
步驟 3：連結資料來源
點選 「選取收件者」 > 「使用現有清單」。
找到並開啟您剛才準備的 Excel 檔案。
此時，Word 畫面上會出現一個模擬信封的版面。
步驟 4：插入合併欄位
將遊標移動到信封版面中預計顯示收件人資訊的位置（通常是中央偏右）：
點選 「插入合併欄位」。
依序插入 «郵遞區號»、«地址»、«姓名»、«職稱»。
您可以像編輯普通文件一樣，將這些欄位選取起來，調整字型大小（例如姓名放大加粗）。
步驟 5：預覽與完成
點選 「預覽結果」，您可以點擊左右箭頭查看不同收件人的信封預覽效果。確認無誤後，點選 「完成與合併」 > 「列印文件」，即可一次將所有信封印出。
信封尺寸規格與適用情境對照表
為了讓您更精準地選擇設定，以下整理了常見信封規格對照表：
信封規格代碼
實際尺寸 (cm)
常見用途與特色
Size 10 (Com-10)
10.48 x 24.13
美式標準商務信封，適合一般商業書信。
DL
11.00 x 22.00
歐式標準，剛好可放入折成三等份的 A4 紙張。
C5
16.20 x 22.90
較大，可放入折成一半 (A5大小) 的 A4 紙張。
B6
12.50 x 17.60
常用於邀請函、賀卡或明信片信封。
中式信封 (直式)
需自訂尺寸
台灣常見直式標準信封，需在 Word 中手動輸入尺寸並更改文字方向為垂直。
常見問題 (FAQ)
在使用 Word 製作信封的過程中，使用者最常遇到以下技術難題，這裡為您提供解決方案：
Q1: 為什麼印出來的字方向是顛倒的，或是印在信封背面？
這通常是 「進紙方式」 設定錯誤造成的。請重新進入「郵件」>「信封」>「選項」>「列印選項」。觀察圖示是「面朝上 (Face up)」還是「面朝下 (Face down)」。
面朝上： 通常適用於大多數噴墨印表機（後方進紙）。
面朝下：通常適用於大多數雷射印表機（下方紙匣進紙）。
建議：在正式列印前，拿一張廢紙剪成信封大小進行測試，並在紙上做記號以確認列印面與方向。
Q2: Word 預設的字體太小，每次都要重調，可以存成預設值嗎？
可以。在「信封選項」視窗中設定好您喜歡的字型（例如：標楷體、14號字）後，不要直接列印，而是點選 「加至文件」 (Add to Document)。這會將信封設定加入到目前的 Word 文件中。您可以將此文件另存為「信封範本.docx」，下次直接打開該檔案修改地址即可，保留所有格式設定。
Q3: 如何製作台灣常見的「直式」中式信封？
Word 的「信封」功能預設主要是針對橫式（西式）信封。若要製作直式信封：
建議不要使用「信封」工具，而是直接透過 「版面配置」 > 「大小」 設定紙張大小為信封尺寸。
將文字方向改為 「垂直」。
利用「文字方塊」來定位收件人與寄件人的位置，這樣排版自由度最高，也最符合中式信封的格式要求。
Q4: 印表機一直顯示「卡紙」或無法吸入信封怎麼辦？
信封比一般紙張厚且有多層結構，容易造成卡紙。請檢查印表機設定中的 「紙張類型」 是否已改為「信封」或「厚紙」。
・確信信封內的空氣已壓平，不要有突起。
・若使用雷射印表機，建議使用手送台（Manual Feed）單張進紙，路徑較直，可減少卡紙機率。
總結
學會如何用Word做信封其實並不困難，關鍵在於對「版面尺寸」的精確設定以及對「印表機進紙模式」的瞭解。透過 Word 內建的郵件功能，您可以快速處理日常的行政需求；而掌握合併列印技巧，則能讓您在處理大量客戶名單時事半功倍。
無論是採用標準的橫式商務信封，還是需要手動排版的中式直式信封，只要依照上述步驟操作，並建立屬於自己的「信封範本」檔案，往後在面對任何實體郵寄需求時，都能輕鬆產出美觀、專業的信封，展現高效的執行力。
資料來源
在Word 中建立及列印單一信封
Q. 如何使用Word、Excel 合併列印功能，一次套印大量信封？
怎麼用Word做信封